Fit For Purpose Specification

Melanjutkan diskusi tentang prinsip Fit For Purpose dalam menentukan spesifikasi. Fit For Purpose tidak hanya berarti sesuai dengan kebutuhan, namun juga harus mempertimbangkan semua aspek yang berkaitan dengan produk yang akan dibeli. Sehingga penentuannya harus dilakukan dengan cermat dan melibatkan semua pihak terkait.

Ada sebuah kasus menarik tentang spesifikasi yang tidak Fit For Purpose berikut:

Seperti ditulis oleh Peter Smith dalam bukunya ‘Bad Buying’. Sebuah badan pemerintah Irlandia, pada akhir 2018, membeli mesin cetak atau printer ukuran besar seharga 808 ribu Euro. Printer tersebut memiliki tinggi 2.1 meter dan lebar 1.9 meter.

Pada awalnya tidak ada masalah dengan spesifikasi teknisnya. Hanya saja setelah produknya datang, ternyata printer tersebut terlalu besar, sehingga tidak dapat dimasukkan ke dalam gedung. Akibatnya badan pemerintah tersebut harus merenovasi gedungnya agar muat. Mereka juga harus menyewa gudang selama 10 bulan untuk menyimpan printer tersebut, sambil menunggu renovasi gedungnya selesai.

Total cost tambahan untuk renovasi dan biaya gudang adalah 236 ribu Euro. Masalahnya tak hanya sampai disitu. Setelah printernya bisa masuk ke gedung, printer tersebut sempat idle alias tidak terpakai selama beberapa minggu karena ternyata pekerja yang akan mengoperasikan printer tersebut belum siap dan ada masalah konektivitas.

Dari kasus ini kita belajar. Dalam pembelian (procurement), proses mendefinisikan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak tepat, tidak clear, dan tidak mengikuti prinsip Fit for Purpose, akan mengakibatkan kerugian yang tidak sedikit.

Referensi: https://lnkd.in/gyy-QmZT

#procurement #purchasing #specifications #needanalysis #supplychain #business